● Guía oficial

Todo lo que necesitas saber para usar K-CRM

K-CRM es el CRM con inteligencia artificial de KCode Studio, pensado para pequeñas y medianas empresas de Latinoamérica. Reúne contactos, empresas, prospectos, un pipeline de ventas visual, cotizaciones, tareas, calendario, reportes y automatizaciones en una sola plataforma, en español y con soporte multi-moneda.

Esta guía cubre cada módulo tal como aparece dentro de la aplicación, organizada en el mismo orden que el menú lateral, para que puedas ir directo a lo que necesitas.

19módulos documentados

4roles de equipo

3planes disponibles

12monedas soportadas

Cómo leer los distintivos de plan. Cada módulo lleva arriba una etiqueta con los planes que lo incluyen: Todos los planes significa que está en Starter, Pro y Business; Pro y Business significa que Starter no lo tiene. Los módulos que tu plan no incluye no aparecen en el menú lateral: no es un error, es tu plan. Ver Qué incluye cada plan.

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Primeros pasos

Cómo está organizada la interfaz de K-CRM la primera vez que entras.

Inicia sesiónEntra en crm.kcodestudio.com con tu correo y contraseña. Si tu cuenta pertenece a varios negocios, elige uno en el selector de la esquina superior izquierda (junto al logo K-CRM).
Ubica el menú lateralA la izquierda tienes acceso directo a los módulos: Dashboard, Asistente IA, Pipeline, Leads, Empresas, Contactos, Tareas, Cotizaciones, Calendario, Automatizaciones, Integraciones, Recordatorios, Notas, Etiquetas, Reportes, Equipo, Facturación, Soporte técnico y Configuración. Sólo verás los que tu plan incluye y los que tu rol te permite ver, así que tu menú puede ser más corto que esta lista.
Revisa la barra superiorMuestra el negocio activo, tu correo, notificaciones (🔔), cambio de tema claro/oscuro y cerrar sesión.
Aprovecha la prueba de 14 díasToda cuenta nueva arranca en el plan Starter con 14 días de prueba, sin tarjeta. Durante la prueba el Asistente IA queda desbloqueado aunque Starter no lo incluya de forma permanente: es el momento de probarlo antes de decidir el plan.
Empieza por Empresas y ContactosAntes de cotizar o vender, carga las empresas con las que trabajas y a las personas de contacto dentro de ellas. El resto de módulos (Pipeline, Cotizaciones, Tareas) se conectan a estos registros. Si ya tienes tu lista en Excel, no la escribas a mano: impórtala con nuestra plantilla.

💡 Casi todo en K-CRM está conectado: una nota personal que enlazas desde el módulo Notas aparece también en la ficha elegida, un contacto puede vincularse a una Empresa y una oportunidad del Pipeline puede vincularse a esa misma Empresa. Las actividades del historial (Nota, Llamada, Correo o Reunión) son compartidas con el equipo y no se mezclan con tus notas privadas.

Tu contraseña

Debe tener al menos 10 caracteres e incluir minúscula, mayúscula y número. Las reglas aparecen bajo el campo desde que empiezas a escribir, y el icono del ojo te deja ver lo que tecleaste antes de enviar. Si la olvidaste, usa ¿Olvidaste tu contraseña? en el login: recibirás un enlace por correo —de un solo uso y válido durante una hora— que abre la página para definir la nueva.

La campana (🔔)

Arriba a la derecha. Avisa en el momento, sin recargar: tarea que te asignan o te reasignan, alta en un equipo o cambio de tu rol, recordatorio vencido, respuesta de soporte y avisos de incidentes. El número rojo es lo no leído; al abrirla puedes marcar todas como leídas o pulsar un aviso para ir directo al registro relacionado.

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Importar desde Excel

Todos los planes

Trae tu lista de empresas y contactos de una sola vez, con una plantilla que te damos lista para llenar.

Abre Empresas o Contactos y pulsa «Importar»El botón está arriba, junto a Exportar. Cada módulo importa lo suyo: las empresas desde Empresas y las personas desde Contactos. Si vas a cargar las dos cosas, empieza por las empresas.
Descarga la plantillaEs un Excel con los encabezados exactos que espera K-CRM. Las columnas en morado oscuro son obligatorias, y al pasar el ratón sobre cada encabezado ves qué poner. Trae además una hoja Instrucciones con cada columna explicada y cuántos contactos le caben todavía a tu plan.
LlénalaUna fila por registro, desde la fila 2. Las filas amarillas son ejemplos: bórralas o escribe encima (si las dejas tal cual, no se importan). No cambies el nombre de los encabezados. Puedes pegar tus datos desde otro Excel.
Súbela y revisa el resumenAntes de guardar nada, K-CRM te dice cuántos registros se van a crear, cuántos se van a actualizar y qué filas tienen errores, cada una con su número de fila y el motivo (por ejemplo: «Fila 23: el correo «juanperez@» no es válido»).
ConfirmaSolo al pulsar Importar se guardan los datos, y se guardan todos o ninguno: si algo falla a medio camino no queda nada a medias. Si hay filas con error, puedes importar solo las correctas y corregir las demás después.

Columnas de cada plantilla

Plantilla	Columnas
Empresas	Nombre*, Cédula jurídica, Industria, Correo, Teléfono, Sitio web, Dirección, Notas.
Contactos	Nombre*, Apellidos, Correo, Teléfono, Cargo, Empresa, Notas.

Teléfonos

Escríbelos como los tengas: 8888-7777, +506 8888 7777 o 50688887777. K-CRM los guarda en formato internacional, listos para WhatsApp, y conserva también cómo venían. Sin código de país se usa el de tu empresa (Configuración). Un número tico de 7 dígitos se marca como error.

Cédula jurídica

Opcional. Con o sin guiones: 3-101-123456 o 3101123456; se guarda siempre como 3-101-123456. Si la escribes mal, la fila se marca con el error.

La columna «Empresa» de Contactos

Escribe el nombre de la empresa donde trabaja la persona. Si ya existe en el CRM, el contacto queda vinculado a ella; si no, se crea. El resumen te dice antes qué empresas nuevas se van a crear.

Fechas

Si una plantilla trae fechas, escríbelas como dd/mm/aaaa (día primero, como en Costa Rica). También sirven las celdas con formato de fecha de Excel.

Si subes el mismo archivo dos veces

No se duplica nada: los registros que ya existen se actualizan. K-CRM los reconoce así:

Módulo	Cómo sabe que ya existe
Contactos	Por el correo, sin importar mayúsculas. Un contacto sin correo se crea siempre como nuevo: el resumen te lo advierte.
Empresas	Por la cédula jurídica y, si no viene, por el nombre. Dos empresas con el mismo nombre y distinta cédula se tratan como dos empresas.

💡 Al actualizar, una celda vacía no borra el dato que ya tenías. Si solo quieres completar teléfonos, puedes subir un archivo con el nombre, el correo y el teléfono, y lo demás queda como estaba.

Cuando algo no entra

Filas con error

Pulsa Descargar filas con error: obtienes un Excel con solo esas filas y una columna Motivo del error. Corrígelas ahí mismo y vuelve a subir ese archivo; la columna del motivo se ignora sola.

No caben en tu plan

Si los contactos nuevos superan el límite de tu plan, no se importa ninguno y el mensaje te dice cuántos caben, cuántos trae el archivo y a qué plan tendrías que subir. Las actualizaciones no cuentan contra el límite. Ver Qué incluye cada plan.

Plantilla equivocada

Si subes la plantilla de empresas en Contactos (o al revés), K-CRM la rechaza entera y te dice de qué módulo es. No se importa nada.

Archivo muy grande o en otro formato

Hasta 5.000 filas por archivo; si tienes más, divídelo en varios. Solo se aceptan archivos .xlsx: si tu lista está en .xls o .csv, ábrela en Excel y guárdala como «Libro de Excel (.xlsx)».

Para importar necesitas permiso para crear registros en ese módulo (y para modificarlos, si el archivo actualiza registros que ya existen). Si no ves el botón Importar, pídele a un Owner o Admin que revise tu rol en Equipo.

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Qué incluye cada plan

Los tres planes comparten el CRM completo. Lo que cambia es el tamaño del equipo, cuántos contactos caben y tres módulos: Asistente IA, Integraciones y Automatizaciones.

Starter

$19/mes

3 usuarios
2.000 contactos
CRM completo
Cotizaciones y Reportes
IA sólo en la prueba

Pro

$99/mes

10 usuarios
10.000 contactos
Todo lo de Starter
+ Asistente IA permanente
+ Integraciones
Usuarios y contactos adicionales

Más completo

Business

$249/mes

30 usuarios
50.000 contactos
Todo lo de Pro
+ Automatizaciones
Cuotas de IA e integraciones ampliadas

Precios en dólares (USD), por empresa y por mes.

Módulos por plan

Módulo	Starter	Pro	Business
Dashboard	✓	✓	✓
Pipeline (oportunidades)	✓	✓	✓
Leads	✓	✓	✓
Empresas	✓	✓	✓
Contactos	✓	✓	✓
Tareas	✓	✓	✓
Cotizaciones	✓	✓	✓
Calendario	✓	✓	✓
Reportes	✓	✓	✓
Archivos adjuntos	✓	✓	✓
Notificaciones	✓	✓	✓
Recordatorios · Notas · Etiquetas	✓	✓	✓
Equipo · Facturación · Soporte · Configuración	✓	✓	✓
Asistente IA	Sólo en la prueba	✓	✓
Integraciones	—	✓	✓
Automatizaciones	—	—	✓

Límites incluidos

Límite mensual	Starter	Pro	Business
Usuarios	3	10	30
Contactos	2.000	10.000	50.000
Tokens de IA	100.000 (sólo prueba)	1.000.000	5.000.000
Llamadas a integraciones	—	5.000	20.000
Ejecuciones de automatizaciones	—	—	10.000
Peticiones por minuto	60	180	600
Consultas de IA por minuto	8	20	40

Las dos últimas filas son protecciones contra ráfagas: sólo las notarías con un uso muy intenso o un sistema externo mal configurado.

Usuarios y contactos adicionales

Si te quedas corto pero no quieres subir de plan, en Pro y Business se pueden contratar plazas y contactos sueltos. Starter no admite adicionales: ahí el camino es pasar a Pro.

Adicional	Starter	Pro	Business
Usuario extra (al mes)	—	$9 · hasta +10	$7 · hasta +20
Bloque de 1.000 contactos (al mes)	—	$0,20 · hasta +100	$0,10 · hasta +500

Los adicionales los activa el equipo de KCode Studio sobre tu cuenta: escríbenos desde Facturación y quedan aplicados junto con el ajuste del cobro. En cuanto están activos, el límite que ves en tu ficha ya los incluye.

La prueba de 14 días

Qué incluye

Toda cuenta nueva empieza en Starter con 14 días de prueba y sin tarjeta. Durante ese periodo el Asistente IA está desbloqueado (100.000 tokens) aunque Starter no lo incluya después. Integraciones y Automatizaciones no entran en la prueba: para verlas hay que estar en Pro o Business.

Qué pasa al terminar

Si no activas un plan, la cuenta queda bloqueada: al entrar verás una pantalla con un candado y el botón Activar un plan, y la única sección que sigue abierta es Facturación. Tu información no se borra y vuelve a estar disponible en cuanto contratas un plan.

Si bajas de plan (por ejemplo de Business a Pro): tus flujos de automatización no se borran, pero dejan de ejecutarse, y el módulo desaparece del menú. Lo mismo con Integraciones al bajar a Starter: las conexiones quedan guardadas pero inactivas. Al volver a subir de plan reaparecen tal como estaban.

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Roles y permisos

Cada persona que invitas a tu cuenta de K-CRM recibe uno de estos 4 roles, configurable desde Equipo.

Rol	Pensado para	Puede hacer
Owner	El dueño de la cuenta del negocio	Todo, sin excepción: todos los módulos, la configuración de la empresa, el equipo y la facturación.
Admin	Gerentes o encargados de operación	Los mismos permisos que Owner. La diferencia es de intención, no de capacidad: Owner es quien creó la empresa.
Vendedor	Ejecutivos de ventas o atención	Crea y edita leads, contactos, empresas, oportunidades, tareas, calendario, cotizaciones y archivos. No puede eliminar registros ni administrar el equipo. Consulta Dashboard, Reportes y el Asistente IA.
Viewer	Personas que solo necesitan consultar	Ve la información del CRM en modo lectura, sin crear, editar ni eliminar.

Ojo con Admin. Hoy Admin y Owner tienen exactamente los mismos permisos: eliminar registros, administrar el equipo y cambiar la configuración de la empresa. Si quieres que alguien opere el CRM sin poder borrar ni tocar al equipo, el rol adecuado es Vendedor, no Admin. Y ten presente que la pantalla de Facturación no está restringida por rol: la ve cualquier miembro de la cuenta.

Para invitar a alguien: ve a Equipo → Invitar usuario, escribe su correo y elige el rol. Si ya tiene cuenta se agrega al instante; si no, queda como invitación pendiente. Cada persona con acceso activo —y cada invitación pendiente— ocupa una plaza de las que incluye tu plan.

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La ficha y su historial

Todos los planes

Contactos, Empresas, Leads y Oportunidades tienen ficha propia, y las cuatro funcionan igual. Vale la pena leer esto una vez: es donde se hace el trabajo diario.

Para abrir una ficha, pulsa el nombre en el listado; en el Pipeline, el título de la tarjeta. Dentro encontrarás siempre las mismas cinco piezas:

Datos del registro

Los campos de la ficha, con el botón para editarlos. Lo que le vincules —contactos de una empresa, oportunidades, cotizaciones— aparece asociado aquí.

Etiquetas

Botón + Etiqueta para clasificar el registro. Ver Etiquetas.

Archivos adjuntos

Sube documentos desde la propia ficha. Si tienes Google Drive conectado, los adjuntos nuevos se guardan en tu Drive, en la carpeta K-CRM › tipo › ficha, y desde el CRM se abren con su enlace. Quitar un adjunto del CRM no borra el archivo de tu Drive.

Notas enlazadas

Tarjeta aparte, con candado: son tus notas personales del módulo Notas que apuntan a este registro. Nadie más las ve.

Historial de actividad

Es la memoria compartida de lo que pasó con ese cliente: lo ve todo el equipo. Arriba tienes un selector con el tipo de interacción que vas a registrar, y cada tipo pide lo que necesita.

Tipo	Qué hace
Nota	Texto libre. El apunte que quieres que el equipo vea.
Llamada	No es un texto suelto: pide resultado (Contestó, No contestó, Buzón de voz, Reagendar), duración en minutos y notas. Ver abajo.
Correo	Con el conector de Correo saliente configurado, escribe y envía el correo desde aquí (destinatario propuesto desde la ficha) y lo deja registrado. Ver Integraciones.
Reunión	Sin Google Calendar, anota una reunión que ya ocurrió. Con Google Calendar conectado, la agenda de verdad: día, hora, duración e invitados —con el correo de la ficha ya puesto— y deja el enlace al evento.
WhatsApp	Sólo aparece con el conector de WhatsApp Business conectado. Envía el mensaje desde el número de tu empresa; los que te escriben también caen aquí.

Al registrar una llamada sin respuesta, K-CRM te propone el seguimiento. Si el resultado fue No contestó o Reagendar, aparece marcada la casilla para crear una tarea de seguimiento, con título y fecha ya sugeridos. La tarea nace enlazada a esta misma ficha y aparece en Tareas, así que el próximo intento no depende de que alguien se acuerde. Puedes desmarcarla si no hace falta.

Avisar en Slack. Con el conector de Slack activo, cada ficha tiene un botón que manda el aviso a tu canal con el mensaje ya redactado (y editable). No deja rastro en el historial a propósito: la ficha cuenta lo que pasó con el cliente, y un aviso interno al equipo no es eso.

Quién puede escribir aquí. El compositor de actividad sólo aparece si tu rol permite editar ese registro. El rol Viewer ve el historial completo pero no puede registrar nada, y tampoco verá el selector.

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Dashboard

Todos los planes

La pantalla de inicio. Un resumen del estado del negocio en el momento en que entras.

Tarjetas resumen

Contactos, Empresas, Leads activos, Oportunidades abiertas, Pipeline abierto, Ganadas este mes, Tareas pendientes y Cotizaciones. Los importes se muestran en la moneda principal de tu empresa (se define en Configuración).

Gráficos

Embudo de ventas (oportunidades por etapa) y Leads por estado, ambos en tiempo real.

El botón Personalizar (arriba a la derecha) activa el modo de edición: arrastra las tarjetas para reordenarlas, tira de la esquina para redimensionarlas y oculta o vuelve a mostrar las que quieras. La distribución se guarda en tu cuenta, no en el navegador, así que la encuentras igual desde cualquier dispositivo — y es tuya: no cambia la de tus compañeros.

Resumen con IA Pro Business y en la prueba

Debajo de las tarjetas aparece Resumen con IA: un análisis en lenguaje natural de cómo va el negocio hoy, generado automáticamente una vez al día y regenerable con el botón de recarga. Consume tokens de la misma cuota mensual que el Asistente IA. En Starter (fuera de la prueba) esta tarjeta no aparece.

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Asistente IA

ProBusinessStarter: sólo durante la prueba

Un chat que responde preguntas usando los datos reales de tu cuenta.

Preguntas sugeridas

¿Cómo van mis ventas este mes? ¿Qué oportunidades están por cerrar? ¿Qué tareas tengo pendientes o vencidas? ¿Qué contactos llevan más de 30 días sin actividad?

También puedes escribir tu propia pregunta en el cuadro inferior. A la izquierda se guarda el historial de conversaciones, y arriba a la derecha ves el consumo de tokens del mes frente al límite de tu plan.

Qué puede consultar

Resumen y comparación de ventas por periodo, conversión y desglose por etapa, responsable, empresa, estado o mes; oportunidades abiertas y próximas a cerrar; tareas pendientes o vencidas; contactos sin actividad; empresas, contactos, oportunidades, recordatorios, cotizaciones y texto dentro de actividades o notas visibles. Siempre consulta mediante las herramientas del CRM: trabaja sólo con tus datos, respeta los permisos de tu rol y, si no encuentra información, debe decirlo sin inventarla.

Qué puede crear o actualizar (con tu confirmación)

El asistente no escribe nada por su cuenta. Cuando le pides un cambio prepara una propuesta y muestra una tarjeta con los datos, o con el valor anterior y el nuevo. El cambio sólo se ejecuta si pulsas Confirmar, usando tu sesión y tus permisos.

Crear empresa Crear contacto Crear lead Crear oportunidad Crear una tarea Crear un recordatorio Crear una cotización en borrador Actualizar registros comerciales Mover una oportunidad de etapa Actualizar tarea o recordatorio Asignar responsables o empresas Agregar o quitar etiquetas Registrar una actividad

La tarjeta es la evidencia. El asistente no elimina registros ni crea notas personales dentro del módulo Notas. Sí puede registrar una actividad tipo Nota en el historial compartido de una ficha. Si dice que hizo un cambio pero no viste y confirmaste la tarjeta —o la tarjeta no mostró un resultado exitoso— el cambio no se realizó: revísalo en el módulo antes de volver a intentarlo.

Crear no es actualizar. Si quieres una ficha nueva, di “crea”. Si quieres modificar una existente, di “actualiza”. Ante un posible duplicado el asistente no crea otra ficha: te lo indica y propone trabajar sobre la existente. Cuando pidas “agrega una nota”, se entiende como una actividad compartida; para cambiar el campo general de notas di expresamente “edita las notas generales de la ficha”.

Cuota de tokens. Pro incluye 1.000.000 de tokens al mes y Business 5.000.000; la prueba de Starter trae 100.000. Al agotarlos el chat deja de responder hasta el mes siguiente o hasta que subas de plan — el resto del CRM sigue funcionando con normalidad.

▤

Pipeline

Todos los planes

Tablero visual (kanban) para dar seguimiento a tus oportunidades de venta.

Etapas

Prospecto

Calificado

Propuesta

Negociación

Cierre

Al crear una oportunidad

Títuloobligatorio

ResultadoAbierta / Ganada / Perdida

Monto y moneda12 monedas de LatAm

Cierre estimadofecha

Empresavínculo opcional

Cómo se mueve

Arrastra la tarjeta entre columnas, o ábrela y cambia la etapa manualmente. El botón "+" en cada columna crea una oportunidad directamente en esa etapa.

En cada tarjeta tienes Ganada, Perdida y —si ya está cerrada— Reabrir, sin abrir ningún diálogo.

El título de la tarjeta abre la ficha de la oportunidad, con su historial, etiquetas y adjuntos.

La etapa y el resultado son dos cosas distintas. Arrastrar una tarjeta hasta la última columna (Cierre) cambia la etapa: quiere decir «está en fase de cierre», no «se firmó». Lo que cuenta como venta es el resultado (Abierta / Ganada / Perdida), y es lo que leen el Dashboard y los Reportes. Por eso las tarjetas traen los botones Ganada y Perdida: si mueves la tarjeta a Cierre pero nunca la marcas como Ganada, el importe seguirá contando como pipeline abierto y "Ganadas este mes" seguirá en cero.

Monedas disponibles: USD, CRC, GTQ, NIO, PAB, HNL, MXN, COP, PEN, CLP, ARS y EUR — pensado para operar en varios países de Latinoamérica sin fricción. Cada columna suma sus totales por moneda; el Dashboard y los Reportes consolidan en la moneda principal de la empresa.

El botón Exportar descarga el pipeline completo en Excel, CSV o PDF — todas las oportunidades, no sólo lo que se ve en pantalla.

◎

Leads

Todos los planes

Prospectos que aún no calificas como oportunidad formal de venta.

Campo	Detalle
Nombre*	Único campo obligatorio.
Correo / Teléfono	Datos de contacto.
Empresa	Texto libre (no vincula todavía a una Empresa del CRM).
Origen	web, referido, redes, llamada, evento, otro.
Estado	Nuevo → Contactado → Calificado → Convertido (o Descartado).
Score	0–100, para priorizar manualmente.

Ficha del lead

Al abrir un lead tienes historial de actividad, etiquetas, adjuntos y notas enlazadas — igual que en Empresas, Contactos y Oportunidades. Está explicado en La ficha y su historial.

Usa Exportar (arriba a la derecha del listado) para descargar tus leads en Excel, CSV o PDF, y el buscador para filtrar por nombre, correo o empresa.

💡 Un webhook entrante puede crear leads solo, por ejemplo desde el formulario de tu web. Si vuelve a entrar el mismo correo, se anota en el lead existente en vez de duplicarlo. Requiere plan Pro — ver Integraciones.

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Empresas

Todos los planes

Las cuentas o clientes con los que trabajas. Es el registro central del CRM.

Campo	Detalle
Nombre*	Único obligatorio.
Cédula jurídica	Opcional. Se guarda como 3-101-123456 aunque la escribas sin guiones.
Industria	Texto libre.
Sitio web / Correo / Teléfono	Datos de contacto general.
Dirección	Texto libre.

Al abrir una empresa verás su propio historial de actividad, sus adjuntos, sus etiquetas y tus notas enlazadas — ver La ficha y su historial. Los contactos, oportunidades y cotizaciones que le vincules aparecen asociados a ella.

💡 ¿Tienes tus clientes en Excel? Usa Importar y carga todas tus empresas de una vez: ver Importar desde Excel.

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Contactos

Todos los planes

Las personas dentro de cada empresa (o independientes).

Campo	Detalle
Nombre*	Único obligatorio.
Apellido / Correo / Teléfono	Datos personales.
Cargo	Ej. "Gerente de Operaciones".
Empresa	Selecciona una empresa ya creada en el CRM para vincularla directamente.

💡 Crea primero la Empresa y luego el Contacto: así puedes seleccionarla del listado desplegable en vez de escribirla como texto suelto (como pasa en Leads).

Desde la ficha de un contacto se le escribe por correo o por WhatsApp y se le agenda una reunión, si tienes esos conectores activos. Todo queda en su historial: ver La ficha y su historial. El buscador encuentra por nombre completo, correo o teléfono, y Exportar descarga en Excel, CSV o PDF.

💡 Para cargar muchas personas a la vez usa Importar: la columna «Empresa» de la plantilla las vincula solas a su empresa. Ver Importar desde Excel.

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Tareas

Todos los planes

Pendientes internos del equipo, con responsable y prioridad.

Campo	Detalle
Título*	Único obligatorio.
Descripción	Detalle libre.
Vencimiento	Fecha y hora.
Responsable	Cualquier miembro del equipo.
Prioridad	Alta / Media / Baja.
Estado	Pendiente / Completada / Cancelada.

Las tareas con fecha de vencimiento aparecen también en el módulo Calendario.

Con Google Calendar conectado, cada tarea con fecha trae el botón Poner en mi agenda: crea el evento en tu Google. Si luego cambias la fecha, el evento se mueve contigo; si cierras la tarea, el evento se quita. El mismo botón sirve para sacarla de la agenda.

💡 Muchas tareas no las creas tú a mano: al registrar una llamada sin respuesta en una ficha, K-CRM propone la tarea de seguimiento ya enlazada al cliente. Ver La ficha y su historial.

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Cotizaciones

Todos los planes

Propuestas formales con ítems, cálculo de IVA y total automático.

CabeceraTítulo, empresa relacionada, contacto (la persona a cuya atención va), estado (Borrador / Enviada / Aceptada / Rechazada) y fecha de validez.
ÍtemsAgrega tantas líneas como necesites, cada una con descripción, cantidad y precio unitario.
Moneda e IVAElige entre 12 monedas y define el porcentaje de impuesto — el subtotal y el total se recalculan automáticamente.
NotasCondiciones de esta cotización en concreto: tiempo de entrega, forma de pago, vigencia del precio.

Cada cotización recibe un número correlativo automático al crearse, sin huecos ni repeticiones aunque dos personas la creen a la vez. Es el que aparece en el listado y el que conviene citarle al cliente.

Cambia el estado a Enviada cuando la compartas con el cliente y a Aceptada cuando la confirme, para que tus Reportes reflejen el dato correctamente.

⚠️ Las notas de una cotización se imprimen en el PDF, debajo del total — a diferencia de las notas de un contacto o una empresa, que sólo ves tú. No las uses para apuntes internos sobre el cliente.

Descargar una cotización en PDF

En cada fila del listado hay un botón de descarga. Al pulsarlo baja esa cotización como un documento con tu membrete, listo para enviárselo al cliente por correo o WhatsApp. El archivo se llama como el número de la cotización (por ejemplo COT-0007.pdf).

Qué lleva el documento

Tu logo y los datos de tu empresa arriba; el cliente y su contacto en el bloque «Para»; la tabla de ítems con el importe de cada línea; subtotal, impuesto y total; tus notas y, al pie, los términos y condiciones de tu empresa.

Con Google Drive conectado

El botón se convierte en un menú con dos opciones: Descargar PDF o Guardar en Drive. La segunda deja el archivo directamente en tu Google Drive, en la carpeta K-CRM › Cotizaciones, sin pasar por la carpeta de descargas.

💡 El logo y los datos del membrete se configuran una sola vez en Configuración → Identidad en documentos. Si aún no has puesto nada, el PDF sale igual, con el nombre de tu empresa.

El documento no lleva ninguna marca de K-CRM: sale limpio, como si lo hubiera hecho tu empresa. Es tu papel, no el nuestro.

El botón Exportar de la parte superior es distinto: descarga el listado completo de cotizaciones en Excel, CSV o PDF, para analizarlo. Para mandarle algo a un cliente, usa la descarga de la fila.

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Calendario

Todos los planes

Vista mensual que reúne en un solo sitio tus tareas, tus recordatorios y —si lo conectas— tu agenda de Google.

Navega entre meses con Hoy, Mes anterior y Mes siguiente. Dentro de cada día, todo aparece ordenado por hora.

Qué se ve sin conectar nada

Las tareas con fecha de vencimiento y tus recordatorios personales. Al pulsar uno vas al registro correspondiente.

Con Google Calendar conectado

Tus eventos reales de Google se muestran dentro del mismo calendario, marcados como tales, y al pulsarlos se abren en Google. Ya no hay que mirar dos agendas. Si Google falla, el resto del calendario sigue funcionando y verás un aviso.

El calendario en sí está en todos los planes. La sincronización con Google Calendar es una integración, así que requiere plan Pro o Business: el enlace Conecta Google Calendar que aparece en la pantalla te lleva al módulo Integraciones.

💡 Lo que pone cosas en tu agenda de Google son las otras pantallas: Poner en mi agenda en una tarea, y el tipo Reunión del historial de una ficha.

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Automatizaciones

Sólo Business

Flujos visuales tipo "si pasa esto, haz esto" — el motor más avanzado de K-CRM, exclusivo del plan Business.

Disparadores

Ejecutar prueba manual

Se crea un lead

Oportunidad cambia de etapa

Oportunidad ganada

Contacto sin actividad en N días

Por tiempo (intervalo o diario)

Webhook entrante

Mensaje de WhatsApp entrante

Condiciones

Comparar valor (rama Sí/No)

Cortar flujo si no se cumple

Ramificar por valor de campo

Acciones

Crear tarea / recordatorio

Enviar correo (SMTP propio)

Cambiar responsable

Actualizar un campo

Notificación interna

Crear cotización en borrador

Enviar WhatsApp

Webhook saliente / Slack

Evento en Google Calendar

Archivo en Google Drive

Generar texto con IA (Claude)

Cada flujo tiene modo Prueba y Producción, y un botón Ejecutar prueba para revisar el resultado antes de activarlo.

Qué depende del plan aquí. El módulo completo es exclusivo de Business, con 10.000 ejecuciones al mes incluidas; al llegar al tope los flujos dejan de dispararse hasta el mes siguiente. Además, las acciones que hablan con un tercero (Enviar WhatsApp, Enviar correo, Slack, Google Calendar, Google Drive, Webhook saliente) necesitan tener conectada esa integración antes de poder usarse en un nodo — ver Integraciones. La acción Generar texto con IA usa la misma cuota de tokens que el Asistente IA.

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Integraciones

ProBusiness

Conecta K-CRM con las herramientas que ya usas. Cada empresa conecta sus propias cuentas: tus credenciales se guardan cifradas y no se comparten con nadie.

Conector	Plan	Para qué sirve
WhatsApp Business	Pro	Envía y recibe WhatsApp con la Cloud API de Meta, desde la ficha del contacto. Necesita tu propia cuenta de Meta y un número dedicado.
Correo saliente (SMTP)	Pro	Envía correos a tus contactos desde el servidor de tu propia empresa; cada envío queda registrado en la ficha.
Slack	Pro	Avisos a tus canales de Slack mediante un Incoming Webhook.
Google Calendar	Pro	Crea y sincroniza eventos del equipo. Se conecta con un clic (OAuth), sin configurar nada en Google Cloud.
Google Drive	Pro	Guarda y enlaza archivos del CRM. Sólo vemos los archivos que K-CRM crea.
Webhook entrante	Pro	Recibe eventos externos (formularios, ERP, Zapier…) y crea leads con ellos. Te damos una URL única y firmada.
Webhook saliente (HTTP)	Business	Avisa a otro sistema cuando pasa algo en el CRM, con firma HMAC. Sólo se dispara desde una automatización, por eso exige Business.

"Plan" indica el mínimo: lo marcado como Pro está también en Business. En Starter el módulo no aparece en el menú.

Cada conector muestra sus pasos de configuración dentro de la propia pantalla, y un botón para probar la conexión antes de guardarla. Además, cada uno tiene modo Prueba y Producción: en prueba el envío se simula y se registra, pero no sale nada al mundo real — úsalo para verificar la configuración sin escribirle a un cliente por error.

Dónde se usa cada conector, sin automatizaciones

No hace falta plan Business ni construir un flujo: una vez conectado, cada integración aparece como un botón dentro del CRM.

Conector	Dónde aparece y qué hace
Correo saliente	En el historial de cualquier ficha, tipo Correo: escribes y envías desde el servidor y el dominio de tu empresa. El Responder-a apunta a ti, así que la respuesta del cliente te llega a tu buzón. Queda registrado en la ficha.
WhatsApp Business	En el historial de la ficha, tipo WhatsApp. Los mensajes que te escriben también entran al historial del contacto o lead con ese número. Una ubicación compartida aparece como tarjeta con nombre, dirección y un enlace para abrirla en Google Maps; las fotos se ven en la conversación, los vídeos y audios incluyen reproductor y los documentos se descargan al equipo.
Google Calendar	Tipo Reunión de la ficha (agenda con invitados), botón Poner en mi agenda en Tareas, y tus eventos de Google dentro de Calendario.
Google Drive	Los adjuntos nuevos de cada ficha van a tu Drive, y el menú Exportar de los listados y Reportes puede guardar el Excel o el PDF ahí en vez de descargarlo.
Slack	Botón Avisar en Slack en las cuatro fichas, con el mensaje ya redactado y editable.
Webhook entrante	Recibe el envío de tu formulario web (u otro sistema) y crea el lead. Si el correo ya existe, lo anota en el lead existente en vez de duplicarlo.

La ventana de 24 horas de WhatsApp. No es un límite de K-CRM sino de Meta: el texto libre sólo llega si el cliente te escribió en las últimas 24 horas. Fuera de esa ventana hay que usar una plantilla aprobada por Meta, y el compositor te lo advierte antes de que escribas. Un número entrante que no coincide con ningún contacto ni lead no crea ninguna ficha: un desconocido en WhatsApp es tan probable que sea spam como un cliente. Si dos contactos —o dos leads— tienen el mismo teléfono, el mensaje tampoco se asigna al azar: corrige el número repetido para que los siguientes entren en la ficha correcta.

Importante: fotos, vídeos y audios duran 48 horas. El plazo comienza cuando el mensaje llega a K-CRM. Durante ese tiempo se muestran o reproducen desde almacenamiento privado y sólo puede abrirlos quien tenga permiso para leer la ficha. Al cumplirse las 48 horas se eliminan automáticamente y el chat muestra que el archivo expiró; si necesitas conservarlo, guárdalo antes o pídele al cliente que lo envíe de nuevo. Los documentos funcionan distinto: K-CRM no los almacena, sino que al pulsar Descargar los transmite desde Meta directamente a tu equipo. Los stickers por ahora sólo muestran su tipo y el pie escrito por el cliente.

La pantalla muestra tu consumo de llamadas de integración del mes: 5.000 en Pro y 20.000 en Business. Al llegar al tope, los envíos se detienen hasta el mes siguiente. El correo tiene además un tope por hora —60 envíos de forma predeterminada— para proteger la reputación de tu dominio ante un error de configuración.

Tus credenciales se guardan cifradas y aparte de los datos del CRM. Cada empresa conecta sus propias cuentas: nadie más las usa, y nunca se muestran de vuelta en pantalla.

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Recordatorios

Todos los planes

Avisos puntuales, más simples que una tarea.

Campo	Detalle
Título*	Único obligatorio.
Fecha y hora*	Obligatoria.
Estado	Pendiente / Hecho / Descartado.

💡 Diferencia con Tareas: un recordatorio es personal —sólo tú lo ves y lo administras— mientras que una tarea es del equipo, se asigna a un responsable y la ve todo el mundo.

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Notas

Todos los planes

Tu cuaderno personal dentro del CRM.

Crea una nota suelta —con título opcional— y, si quieres, enlázala a un Contacto, Empresa, Oportunidad o Lead. Puedes fijar las importantes para que queden arriba de la lista. Cuando una nota está enlazada a un registro, aparece además en la ficha de ese registro, en su propia tarjeta con un candado.

Las notas son privadas. Cada persona ve y administra únicamente las suyas: ni tus compañeros ni el Owner las ven, aunque estén enlazadas a una empresa del CRM. Si quieres que algo lo vea todo el equipo, escríbelo en el historial de actividad de la ficha (Nota / Llamada / Correo / Reunión), que sí es compartido.

💡 Regla rápida: historial de actividad = lo que pasó con el cliente y todos deben saber. Notas = tus apuntes, borradores y recordatorios de contexto.

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Etiquetas

Todos los planes

Clasificadores de color libre para leads, empresas y contactos.

Crea una etiqueta con un nombre (ej. "Cliente VIP", "Prioridad", "Distribuidor") y un color entre 8 disponibles. Luego se asigna desde el botón + Etiqueta dentro de la ficha de cualquier lead, empresa o contacto.

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Reportes

Todos los planes

Métricas de venta listas para revisar o exportar.

Indicadores

Conversión de leads, tasa de cierre, oportunidades ganadas y perdidas.

Embudo de conversión

Leads → Oportunidades → Ganadas, en un solo vistazo.

Valores

Pipeline abierto, cotizaciones aceptadas y monto ganado en el mes, todo en la moneda base de tu cuenta.

Exportar

Botón Exportar arriba a la derecha, con tres formatos: Excel (.xlsx) con encabezado y filtros, CSV y PDF con la marca y paginación.

El mismo botón está en los listados de contactos, empresas, leads, cotizaciones y pipeline. Exporta todos los registros que cumplen tu filtro, no sólo la página que estás viendo. Con Google Drive conectado, el menú añade la opción de guardar el Excel o el PDF directamente en tu Drive (carpeta K-CRM › Exportes) en lugar de descargarlo.

💡 El CSV está preparado para abrirse bien en Excel en español (acentos y separador correctos). Si vas a mandarle el documento a alguien, el PDF es el que ya sale con formato de presentación; si vas a seguir trabajando los datos, usa Excel.

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Equipo

Todos los planes

Invita usuarios y administra sus roles.

Escribe el correoDe la persona que quieres invitar.
Elige su rolAdmin, Owner, Vendedor o Viewer (ver Roles y permisos).
Envía la invitaciónSi ya tiene cuenta se agrega de inmediato; si no, queda pendiente hasta que la acepte.

Las plazas dependen de tu plan: 3 en Starter, 10 en Pro y 30 en Business. Cuentan tanto los miembros activos como las invitaciones pendientes, así que una invitación sin aceptar también ocupa sitio: si te falta una plaza, revisa si hay invitaciones viejas por cancelar. En Pro y Business se pueden contratar plazas adicionales (ver Qué incluye cada plan).

Al eliminar a alguien del equipo su plaza se libera de inmediato, y los registros que había creado siguen en el CRM.

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Facturación

Todos los planes

Tu plan, tu consumo frente a los límites incluidos, y tus pagos — procesados de forma segura con OnvoPay. K-CRM nunca ve ni guarda los datos de tu tarjeta.

Tu plan y tu estado

Arriba ves el plan contratado, el estado de la cuenta (prueba, activa, cancelada) y, si estás en periodo de prueba, los días que quedan.

Uso del plan

Una barra de usuarios y otra de contactos, con lo usado frente a tu límite real (ya con los adicionales que tengas contratados). El resto de límites —tokens de IA, integraciones, automatizaciones— se listan como "Incluido", para que sepas con qué cuentas; el consumo de IA del mes se ve en el propio Asistente IA y el de integraciones en Integraciones.

Contratar, cambiar o cancelar

El checkout hospedado de OnvoPay se abre en una pestaña nueva y el CRM permanece abierto, consultando el estado que confirma el webhook. Al aprobarse el pago aparece Pago confirmado y el plan se activa. También puedes cambiar de plan, revisar el estado manualmente o programar la cancelación para el final del periodo ya pagado.

Historial y factura electrónica

Consulta tus pagos y usa Solicitar factura electrónica. Indica los datos fiscales del receptor tal como aparecen en Hacienda y, opcionalmente, el cobro que necesitas facturar. El equipo la emite manualmente en TicoFactura y te avisa cuando el PDF/XML está disponible para descargar.

Datos que se piden para la factura electrónica

Razón social o nombre, nombre comercial opcional, tipo y número de identificación sin guiones, correo de recepción, teléfono opcional y código de actividad económica opcional de 6 dígitos. Para receptores de Costa Rica se solicitan provincia, cantón, distrito, barrio opcional y otras señas; para un extranjero no domiciliado se solicita la dirección extranjera. El objetivo interno de emisión es de hasta 2 días hábiles.

Los tres planes

Starter

$19/mes

3 usuarios
2.000 contactos
CRM completo
Sin IA permanente

Pro

$99/mes

10 usuarios
10.000 contactos
+ Asistente IA
+ Integraciones

Más completo

Business

$249/mes

30 usuarios
50.000 contactos
+ Automatizaciones
Cuotas ampliadas

El desglose módulo por módulo, los límites de uso y los adicionales están en Qué incluye cada plan.

Si vence la prueba o termina el periodo de una suscripción cancelada, la cuenta queda bloqueada: en lugar del contenido verás una pantalla con un candado —"Cuenta en modo solo lectura"— y el botón Activar un plan. Una cancelación programada mantiene el servicio activo hasta la fecha mostrada. Cuando el bloqueo entra en vigor, Facturación es la única sección operativa y nada se borra: al activar un plan, todo vuelve tal como lo dejaste.

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Soporte técnico

Todos los planes

Solicita ayuda, conversa con soporte y consulta incidentes sin salir del CRM ni depender del correo.

Crea un ticketPulsa Nuevo ticket, escribe un asunto y describe qué intentabas hacer, qué ocurrió y cualquier dato que ayude a reproducirlo. Trata un problema por ticket.
Elige categoría y prioridadLas categorías incluyen Acceso, Pagos y facturación, Correos, Asistente IA, Automatizaciones y Otro. Elige Crítica sólo cuando el trabajo esté realmente detenido o exista un riesgo grave.
Sigue la conversaciónLa respuesta queda dentro del ticket y también aparece en la campana. Puedes contestar mientras esté abierto y ver si está Abierto, En revisión, Esperando tu respuesta, Resuelto o Cerrado.

Compromiso de primera respuesta

Crítico: hasta 4 horas hábiles. Importante: hasta 24 horas hábiles. Normal: entre 24 y 48 horas hábiles. El horario de atención es de lunes a viernes, 8:00–17:00 de Costa Rica.

Privacidad del ticket

Cada usuario consulta únicamente los tickets que creó; otro empleado de la misma empresa no puede leer la conversación. El equipo autorizado de soporte de K-CRM sí puede atenderla.

Estado del servicio

Si existe una caída o degradación que te afecta, aparece un aviso dentro de Soporte técnico con el servicio involucrado, el estado y la actualización más reciente.

Si no puedes iniciar sesión

Usa contacto@kcodestudio.com como canal de respaldo. Para cualquier caso en que puedas ingresar, el ticket dentro del CRM es el canal principal.

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Configuración

Todos los planes

Administra la moneda, la identidad de tu empresa en los documentos y la seguridad de tu propia cuenta.

Moneda y país por defecto

La moneda es la que se propone al crear cotizaciones y oportunidades, y en la que el Dashboard y los Reportes consolidan los importes. El país es el que proponen los campos de teléfono. Cada documento y cada ficha pueden usar otro distinto desde su propio selector. Requiere el permiso de configuración, así que sólo los cambian Owner y Admin.

Identidad en documentos

Tu papel membretado: el logo y los datos que encabezan las cotizaciones en PDF — razón social, identificación fiscal, teléfono, correo, sitio web, dirección y un pie de términos y condiciones. Se configura una vez y sale en cada documento que le mandes a un cliente. Todo es opcional: sin nada puesto, el PDF sale con el nombre de tu empresa.

Cómo subir el logo

Pulsa Subir logo y elige un archivo PNG o JPG de hasta 2 MB. Para que se vea nítido al imprimir, conviene que tenga unos 600 píxeles de ancho. Verás la vista previa al instante y podrás cambiarlo o quitarlo cuando quieras. Si tu archivo es un SVG, expórtalo antes a PNG: es el formato que el PDF sabe incrustar.

Términos y condiciones vs. notas

Los términos de aquí son fijos y se imprimen al pie de todas tus cotizaciones (por ejemplo «esta cotización tiene una validez de 30 días»). Lo que cambia de una cotización a otra —un plazo de entrega concreto, una forma de pago pactada— va en las notas de esa cotización.

Verificación en dos pasos (2FA)

Añade un segundo factor gratuito con una app TOTP (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 1Password…). Escanea el QR, confirma el código de 6 dígitos y se te pedirá uno nuevo al iniciar cada sesión. Es opcional y cada usuario lo activa o desactiva sobre su propia cuenta.

Si pierdes el autenticador

Abre un ticket de soporte —o escribe a contacto@kcodestudio.com si no puedes entrar—. Después de verificar tu identidad, un administrador de la plataforma puede retirar únicamente el factor para que vuelvas a ingresar; la acción queda auditada y no cambia tu contraseña.

Términos y privacidad

Al registrarte debes aceptar los Términos de Servicio, la Política de Privacidad y el DPA. Los tres documentos son públicos, se abren desde el registro y el pie de la aplicación, y la plataforma conserva la versión, fecha e IP de la aceptación. Si no puede guardar esa evidencia, la cuenta no se crea.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedirle al Asistente IA que cree o actualice registros?

Sí. Puede proponer crear empresas, contactos, leads, oportunidades, tareas, recordatorios y cotizaciones; también actualizar el ciclo comercial, mover etapas, asociar responsables o empresas, administrar etiquetas y registrar actividades. Nada se ejecuta automáticamente: debes revisar y confirmar la tarjeta. Una actividad tipo Nota es compartida en el historial; el asistente no crea notas personales dentro del módulo Notas.

¿Las automatizaciones e integraciones están en todos los planes?

No. Integraciones está disponible desde el plan Pro. Automatizaciones (los flujos visuales) es exclusivo del plan Business. En Starter ninguno de los dos aparece en el menú.

¿El Asistente IA está incluido en Starter?

Sólo durante los 14 días de prueba, con 100.000 tokens. Pasada la prueba, la IA requiere plan Pro (1.000.000 de tokens al mes) o Business (5.000.000). Esto afecta tanto al chat del Asistente como a la tarjeta "Resumen con IA" del Dashboard.

Me falta un módulo en el menú, ¿es un error?

Casi nunca. El menú sólo muestra lo que tu plan incluye y lo que tu rol tiene permitido ver. Si esperabas ver Automatizaciones o Integraciones, revisa tu plan en Facturación; si es otro módulo, pídele a un Owner o Admin que revise tu rol en Equipo.

Me quedé sin plazas de usuario (o sin contactos), ¿tengo que subir de plan?

No necesariamente. En Pro y Business se pueden contratar usuarios sueltos y bloques de 1.000 contactos sin cambiar de plan; escríbenos desde Facturación y los activamos. En Starter no hay adicionales: ahí el camino es pasar a Pro. Recuerda que las invitaciones pendientes también ocupan plaza.

¿Qué pasa cuando terminan los 14 días de prueba?

Mientras dura la prueba, arriba de cada pantalla ves un aviso con los días que te quedan. Al vencer, ese aviso se pone en rojo y la cuenta queda bloqueada: al entrar aparece una pantalla con un candado y el botón Activar un plan, y la única sección abierta es Facturación. No se borra nada — tus contactos, oportunidades y cotizaciones siguen intactos y vuelven a estar disponibles en cuanto contratas un plan.

Si bajo de plan, ¿pierdo mis flujos e integraciones?

No se borran, pero dejan de funcionar: al bajar de Business a Pro los flujos de automatización no vuelven a ejecutarse, y al bajar a Starter las integraciones quedan inactivas. Si más adelante vuelves a subir de plan, reaparecen tal como estaban.

¿Mis notas las ve el resto del equipo?

No. El módulo Notas es personal: cada quien ve sólo las suyas, incluso cuando están enlazadas a una empresa o un contacto. Lo que sí ve todo el equipo es el historial de actividad de cada ficha (Nota, Llamada, Correo, Reunión).

Moví la oportunidad a "Cierre" pero no aparece en Ganadas, ¿por qué?

Porque etapa y resultado son campos distintos. Llegar a la columna Cierre significa que el negocio está en fase de cierre, no que se firmó. Para que cuente como venta hay que marcarlo con el botón Ganada de la propia tarjeta (o Perdida si se cayó). Mientras no lo hagas, el importe sigue contando como pipeline abierto en el Dashboard y en los Reportes.

Tengo mis clientes en Excel, ¿los tengo que escribir uno por uno?

No. En Empresas y Contactos está el botón Importar: descargas la plantilla, pegas tu lista, revisas el resumen y confirmas. Antes de guardar nada verás qué se crea, qué se actualiza y qué filas tienen errores. Si subes el mismo archivo dos veces no se duplica nada. Ver Importar desde Excel.

Importé un archivo con errores, ¿se guardó algo a medias?

No. La importación guarda todo o nada, y solo cuando confirmas. Las filas con error no entran: descárgalas con Descargar filas con error, corrígelas y vuelve a subir ese archivo. Las que ya habían entrado se actualizan, no se duplican.

¿En qué formatos puedo exportar, y se exporta todo o sólo lo que veo?

Excel (.xlsx), CSV y PDF, desde el botón Exportar de los listados y de Reportes. Se exportan todos los registros que cumplen tu filtro, aunque el listado esté paginado. Con Google Drive conectado, el mismo menú ofrece guardar el Excel o el PDF en tu Drive en vez de descargarlo.

¿Puedo escribirle a un cliente por WhatsApp en cualquier momento?

Con texto libre, sólo dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje que él te envió: es una regla de Meta, no de K-CRM. Fuera de esa ventana hay que usar una plantilla aprobada por Meta, y el compositor te avisa antes de que escribas. Requiere el conector de WhatsApp Business y plan Pro o Business.

¿Qué ocurre con los archivos que recibo por WhatsApp?

La ubicación aparece con un enlace a Google Maps; las fotos se ven en el chat y los vídeos y audios se reproducen desde ahí. Esos tres medios son privados y se eliminan automáticamente 48 horas después de recibirse; después el chat indica que expiraron. Si necesitas conservar uno, guárdalo antes de que venza o solicita que te lo envíen otra vez. Los documentos no se almacenan en K-CRM: el botón Descargar los lleva desde Meta directamente a tu equipo. Los stickers por ahora sólo registran su tipo y el pie.

Si conecto Google Drive, ¿dónde quedan mis archivos?

En tu Drive, en la carpeta K-CRM organizada por tipo de ficha, y desde el CRM se abren con su enlace. Los adjuntos que ya tenías antes de conectar Drive se quedan donde estaban y siguen funcionando. Quitar un adjunto del CRM no borra el archivo de tu Drive: ese espacio es tuyo.

Registré una llamada y me apareció una tarea que yo no creé

Es lo esperado. Si el resultado de la llamada fue No contestó o Reagendar, K-CRM propone —ya marcada— una tarea de seguimiento con título y fecha sugeridos, enlazada a la misma ficha. Puedes desmarcar la casilla antes de guardar si no la necesitas.

¿Cómo relaciono un Lead con una Empresa ya creada?

Hoy el campo "Empresa" dentro de un Lead es texto libre. Para tener el vínculo real (seleccionable desde un listado), convierte primero el lead en Contacto y Empresa desde sus respectivos módulos.

¿En qué moneda se muestran mis reportes?

El Pipeline y las Cotizaciones permiten elegir entre 12 monedas por registro; el Dashboard y los Reportes consolidan los valores en la moneda por defecto de tu empresa, que se define en Configuración.

¿Qué pasa si elimino a un usuario del equipo?

Su plaza se libera de inmediato — el límite de "usuarios" de tu plan cuenta personas con acceso activo e invitaciones pendientes, no altas acumuladas. Los registros que esa persona creó siguen en el CRM.

¿Quién puede cambiar el plan o pagar?

La pantalla de Facturación está disponible para el equipo y hoy no la restringe ningún rol, así que cualquier miembro con acceso a la cuenta puede ver el plan y contratarlo. Ten en cuenta ese detalle al decidir a quién invitas: la mejor protección es no dar acceso al CRM a quien no deba tenerlo.

¿Cómo solicito ayuda sin usar correo?

Entra a Soporte técnico, crea un ticket y conversa allí. Las respuestas aparecen dentro del ticket y en la campana. El correo contacto@kcodestudio.com queda sólo como respaldo cuando no puedes iniciar sesión.

¿Qué datos necesito para solicitar una factura electrónica?

Los datos fiscales del receptor tal como aparecen en Hacienda: identificación, razón social, correo y domicilio nacional o dirección extranjera. También puedes incluir nombre comercial, teléfono, actividad económica y seleccionar el pago. Cuando el equipo la emita en TicoFactura, podrás descargar el documento desde Facturación.

¿Qué hago si pierdo el teléfono con mi verificación en dos pasos?

Contacta a soporte para verificar tu identidad. Un administrador de la plataforma puede retirar sólo el factor TOTP y dejarte entrar con tu contraseña; la intervención queda registrada. Luego puedes activar el segundo factor nuevamente con otro dispositivo.

¿Dónde consulto los documentos legales que acepté?

Los Términos de Servicio, la Política de Privacidad y el DPA son páginas públicas disponibles desde el registro y el pie de la aplicación. Cada versión indica su fecha de entrada en vigor.

Olvidé mi contraseña o no me acepta la nueva

Usa ¿Olvidaste tu contraseña? en el login: te llega un enlace de un solo uso, válido durante una hora, que abre la página para definir la nueva. La contraseña debe tener al menos 10 caracteres con minúscula, mayúscula y número; las reglas aparecen bajo el campo mientras escribes, y el icono del ojo te deja comprobar lo que tecleaste.